Совещания нужны для того, чтобы решать важные вопросы коллективно. Для наиболее эффективных встреч следуйте нашим рекомендациям.
Сформулируйте задачи и основную цель встречи
Чтобы участники смогли подготовиться к совещанию, известите их о нем с помощью рассылки, обозначив темы для обсуждения. Документируйте процесс обсуждения, фиксируя решения, спланированные действия и отмечая ответственных.
Создайте круг участников
Самые продуктивные встречи, как правило, включают восемь-десять человек. Это позволяет проявлять активность каждому. Поэтому приглашать рекомендуется только вовлеченных в темы обсуждения.
Следите за таймингом
45 минут — лучший срок для встречи. Это связано со способностями мозга к концентрации внимания и обработке сведений. Также ограничение времени отсекает лишние темы. Обсуждение масштабных вопросов рекомендуем дробить по полчаса.
Определите место
Для комфортных коммуникаций с коллегами нужно отсоединиться от внешнего пространства. Паре сотрудников будет достаточно дивана со звукоизоляционным эффектом спинки. Небольшая команда с комфортом разместится в уютной переговорной. Для большой команды потребуется полноценный конференц-зал.
Выберите подходящий час
Лучше всего встречаться для переговоров в 11 утра. Слишком раннее время не позволит быстро включиться в работу, а вечернее будет занято мыслями о возвращении домой, поэтому найденные решения будут недостаточно эффективными. Вторник и четверг — самые подходящие дни с точки зрения продуктивности.
